Particulier, chef de projet ou entrepreneur, vous croulez sous les tâches et avez conscience qu’un manque d’organisation peut vous faire préjudice, tout en vous fatiguant vous et vos équipes ? Un logiciel de gestion de tâches peut être fait pour vous. Pour trouver celui qui vous rendra vraiment service, suivez le guide.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de tâches ?
Un logiciel de gestion de tâches est une interface, sous la forme d’une application, apportent une aide à l’organisation des tâches au sein d’un projet professionnel ou d’activités quotidiennes. En organisant la liste des tâches, et toutes sortes d’autres informations, cet outil permet de fluidifier les flux de travail et de faciliter le quotidien d’une organisation.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de tâches actuellement ?
Face au besoin accrue des structures professionnelles et familiales en matière d’organisation et de gestion du temps, de nombreux logiciels de gestion de tâches sont apparus. Voici une sélection des plus populaires.
1. Hubspot
Hubspot est une plate-forme de CRM très complète, dont la version gratuite propose un ensemble de fonctionnalités déjà bien fourni. Cette version gratuite, si elle est bien utilisée, peut déjà être très utile pour les petites entreprises et startups. Dédiée notamment au marketing ou à la vente, Hubspot ouvre la voie à de nombreuses possibilités d’intégration. Son seul défaut est potentiellement lié au coût élevé des versions payantes (la suite CRM complète est à 1062 € par mois) qui sont cependant incroyablement performantes si vous en avez besoin.
2. monday.com
Polyvalent et offrant une bonne vision globale de la charge de travail de l’utilisateur, monday.com est réputé pour sa relative facilité d’accès. Le site offre la possibilité de recevoir des alertes régulières, et permet aux collaborateurs, clients ou supérieurs de suivre l’avancement des tâches grâce à une barre d’avancement en pourcentage très lisible. Bien qu’il n’y ait pas vraiment de choix d’options très avancées, la plate-forme est fiable et offre une personnalisation de l’interface appréciable, et une offre payante accessible à partir de 9 € par mois. Un choix parfait pour les entreprises de petite, moyenne ou grande taille, qui n’ont pas trop de besoins spécifiques.
3. Wrike
Wrike est un très bon outil de simplification des flux de travail, qui se veut une base solide pour une démarche de gestion de projet plus poussée. Pour une offre gratuite, ou payante à partir de 9,80 $ par mois, le logiciel développe une vue d’ensemble agréable et performante, notifiant de manière claire les projets demandant une intervention ou un suivi. Les projets sont ainsi triés par priorité. Wrike est remarquable grâce à un service client à l’écoute et disponible, ainsi que par de belles capacités sur son volet collaboratif. Attention cependant si vous avez des besoins importants en matière d’intégration, car Wrike montre quelques limites, même dans les versions Professionnal et Entreprise. Des offres sur mesure peuvent cependant être élaborées sur demande.
4. Teamwork
Teamwork est, comme son nom l’indique, un logiciel très tourné vers la collaboration, et apporte un service de qualité pour son offre gratuite, et plus complète à partir de 9,99 € mensuels. Et effectivement, il apporte des solutions particulièrement adaptées au travail en équipe, malgré une approche visuelle assez épurée et sans excès d’options. Attention, le site est en anglais, mais reste très lisible et accessible. L’utilisateur individuel y trouvera cependant moins d’intérêt. Un temps d’adaptation et d’apprentissage est nécessaire avant de pouvoir bien maîtriser le logiciel, cependant cela en vaut globalement la peine.
5. Todoist
Todoist est un des logiciels de gestion des tâches les plus populaires. Cela s’explique par une interface très agréable, voire ludique, mais aussi par la grande simplicité d’accès de la version gratuite. Cette version est apte à satisfaire la plupart des petites entreprises et des utilisateurs particuliers. La version gratuite est particulièrement plébiscitée, mais Todoist propose des versions payantes performantes à partir de seulement 5 € par mois, ce qui est très accessible, même si les fonctionnalités ainsi débloquées demandent quelques compétences avancées.
6. Clickup
Intuitive et dotée d’une interface fluide et conviviale, Clickup est spécialement conçue pour les équipes ayant besoin d’outils de collaboration rapides et performants. Une version gratuite déjà très fonctionnelle peut être utilisée, mais des versions payantes offrant des options supplémentaires sont disponibles à partir de 5 $ par mois. Il s’agit d’une plate-forme certes anglophone, mais très polyvalente et facile d’accès, offrant de bonnes capacités d’intégration, mais aussi un haut degré de personnalisation. Les fonctionnalités supplémentaires payantes peuvent être utiles, cette offre reste limitée.
7. Meistertask
Meistertask est un logiciel bien adapté aux équipes dites « agiles », ayant besoin de rapidité dans ses processus tout en intégrant un maximum d’outils annexes, ce qui permet de fluidifier le travail sur l’ensemble d’un projet. Même dans sa version gratuite, il est possible de suivre plusieurs projets en même temps, tout en les reliant via une interface collaborative très intuitive. Cet aspect est toutefois encore limité si l’on ne peut s’offrir une version payante, à partir de 11 €, par mois.
8. Zohoprojects
Zohoprojects est un logiciel populaire, ayant fait ses preuves notamment au sein des petites entreprises. Sa version gratuite propose une prise en main simplifiée et une bonne gestion du suivi des projets, en assignant des tâches tout en envoyant des alertes et tags aux personnes concernées. La version payante apporte quelques fonctionnalités supplémentaires, pour 5 € par mois. Cependant, le logiciel, s’il est efficace pour les projets de taille modeste, est assez peu adapté aux structures menant des projets importants demandant de meilleures capacités d’intégration.
9. Trello
Trello est un outil de gestion de tâches ergonomiquement agréable, très visuel et facile à prendre en main. Dans sa version gratuite, il offre déjà de belles possibilités, permettant surtout l’affichage simultané de plusieurs tableaux de bord. C’est donc parfait pour suivre plusieurs projets relativement simples. Cependant, le logiciel trouve des limites que seule l’utilisation de la version payante (à partir de 5 $ par mois) permet de compenser, en partie. En effet, sur Trello tout est manuel. Les connaisseurs y voyant un avantage en termes de contrôle, les managers d’équipes nombreuses préférant sans doute des outils plus automatisés.
10. Notion
Notion est conçu comme un véritable espace de travail, à prendre dans sa globalité et au-delà d’un simple rôle d’outil de gestion de tâches. Son stockage cloud important permet de conserver durablement vos informations, tout en les maintenant accessibles aux collaborateurs. Il est possible d’y conserver une importante base de données, ainsi que d’y structure de nombreuses notes. En revanche, il n’est réellement possible de le voir comme un outil de gestion de projet à part entière qu’en souscrivant une version payante (à partir de 7,5 € par mois), ouvrant accès à de véritables outils collaboratifs devant être gérés par des professionnels.
11. Asana
Asana est un outil de gestion très répandu, et très orienté collaboration. Une interface efficace et conviviale permet une bonne gestion de la répartition des tâches, tout en facilitant la communication entre les collaborateurs. La version gratuite peut être suffisante et pertinente pour les petites structures aux projets limités, mais pour les grandes entreprises menant de nombreux projets simultanément en brassant des ressources humaines importantes, la version payante à 10,99 € par mois est préférable.
12. Favro
Outil de collaboration performant, et dont la version gratuite peut tout à fait contenter les petites structures et les indépendants, Favro présente également une version payante (5,1 $ par mois et par utilisateur, avec tarif évolutif en fonction de la taille de l’équipe) capable de s’imposer dans les équipes les plus exigeantes. C’est un outil performant, pas forcément accessible le de manière immédiate pour les débutants en la matière, mais qui vaut le détour.
13. Microsoft To do
Il s’agit de l’application gratuite de Microsoft, sans version payante. Ses capacités sont limitées, il n’est pas question d’y créer intégralement des listes de tâches, sa fiabilité et sa rusticité sont appréciés de nombreux utilisateurs. Chacun peut y partager sa liste de tâches avec d’autres collaborateurs, y attacher des notes et configurer des alertes. Entre des mains expertes, c’est un outil qui peut s’avérer très performant.
14. Any.do
Cet outil de gestion des tâches populaire ne possède pas de version gratuite, mais est bon marché (5 $ par mois) au vu des solides fonctionnalités qu’il propose. Attribution et suivi des tâches, communication, tout y est, et le logiciel peut intégrer de nombreux autres outils. Attention toutefois, car si Any.do est très intéressant quand il est lié, notamment, aux services Google, il a des problèmes de compatibilité avec Microsoft et Outlook.
Stratégies éprouvées pour organiser vos priorités et gagner en efficacité
Disposer d’un bon outil de gestion des tâches, c’est bien, et c’est même une bonne base pour se donner du courage. Mais une fois l’outil maîtrisé, c’est toute une façon d’être qu’il faut développer pour optimiser cet outil. Quelques habitudes et stratégies simples peuvent vous aider :
- Savoir établir des priorités dans sa liste de tâches
- Fixez-vous des objectifs façon « SMART » (Spécifique, mesurable, ambitieux, réaliste, temporel).
- Planifier ses activités, en se donnant de la marge
- Toujours prendre des notes
- Travaillez dans un espace soigné
- Apprenez à dire « non » de manière constructive, en expliquant l’importance de vos objectifs.
Intégrer une todolist dans votre quotidien : Conseils pratiques pour une meilleure gestion du temps
Une fois votre To-do list bien réalisée, encore faut-il savoir bien l’utiliser. Quelques précautions et habitudes sont à prendre.
- Anticipez la planification de vos tâches, en consultant et éditant au besoin votre liste de tâches la veille pour le lendemain
- Ayez votre To-do list à portée de main dès le réveil, afin d’avoir vos priorités et l’organisation de votre journée en tête
- Fixez des plages horaires selon les tâches
- Mettez à jour votre liste, si nécessaire, de manière régulière au long de la journée
- Soyez toujours prêt à intégrer de nouvelles tâches dans votre liste, le cas échéant
- Éliminez toute source de distraction et autres notifications superflues durant vos phases de travail
FAQ
Quelle est l’utilité d’un logiciel de gestion de tâches ?
Au-delà de la seule To-do list, un tel logiciel permet de consigner et suivre efficacement toutes les informations qui s’y rapportent. Tout étant centralisé, et une fois l’interface maîtrisée, vous êtes sûr de ne rien oublier et gagnez en sérénité.
Comment fonctionne une to-do list ?
Ce n’est pas une simple énumération de tâches à accomplir. Une bonne To-do list est capable de s’organiser en fonction des priorités que vous aurez prédéfinies, en indiquant les urgences. En suivant votre to-do list, vous retrouverez automatiquement vos priorités, tout en ayant à portée de main les informations et documents nécessaires.
Quelles sont les étapes essentielles pour une gestion optimale des tâches ?
Pour atteindre vos objectifs, il est préférable que vous vous organisiez en fonction des ressources dont vous disposez. Commencez par établir les tâches menant à la réalisation de l’objectif, puis triez-les par priorités. Ensuite, analysez vos différentes ressources, puis triez vos tâches en fonction de leurs besoins en ressources (temps, argent, matériel, besoin humain…). Enfin, maintenez un suivi constant de la bonne réalisation des tâches, en contrôlant leur bonne exécution.
Comment choisir l’outil adapté à vos besoins ?
Quelques critères peuvent vous aider à choisir le logiciel de gestion des tâches qui vous conviendra. L’ergonomie de l’interface est un premier critère : il faut que cela soir facile et agréable à utiliser au quotidien. Ensuite, évaluez les capacités de partage et de collaboration, surtout si vous menez des projets en équipe. Soyez attentif, si vous en avez besoin, aux potentialités du logiciel à s’intégrer à d’autres outils utilisés habituellement par votre structure. Enfin, soyez exigeants pour ce qui est de l’interface de suivi, qui vous permettra d’effectuer un reporting régulier.
Comment déterminer le nombre optimal d’éléments à mettre dans votre to-do list ?
Il est primordial de regarder les choses en face et d’être prudent au moment de faire votre to-do list. Avant de chercher à remplir à tout prix votre journée, recherchez tout ce qui pourrait parasiter votre organisation (distractions habituelles telles que les réseaux sociaux, présentéisme, excès de tâches pouvant être déléguées…). Et soyez plutôt large sur le temps alloué à la réalisation de chaque tâche. En fixant des bornes temporelles larges et en rendant votre organisation plus rigoureuse, vous devinez parvenir à déterminer le nombre de tâches à insérer, raisonnablement, dans votre to-do list.
Quel est le meilleur logiciel gestion de tâches actuellement ?
Parmi les très nombreux logiciels de gestion de tâches actuellement disponibles, HubSpot coche toutes les cases le désignant comme le meilleur. Disponible dans une version gratuite déjà exceptionnellement fluide et performante, il développe des outils gratuits et payants qui le rendent particulièrement ergonomique et fonctionnel.
Maintenant que vous savez tout à propos des meilleurs logiciels de gestion de tâches, vous pouvez opter pour celui qui vous paraît le plus adapté à votre besoin. Et si vous hésitez encore, choisissez le premier de notre classement, probablement le plus à même de vous accompagner au quotidien.
