La gestion de la paie ne consiste pas seulement à s’acquitter du salaire des travailleurs. Elle englobe différentes tâches administratives essentielles. Si la gestion de la paie est accomplie correctement, l’entreprise pourra éviter les contentieux et les sanctions. Que faut-il savoir sur la gestion de la paie ? Quelles sont les différentes solutions adaptées pour optimiser cette gestion ?
Comment fonctionne la gestion de la paie ?
En contrepartie des tâches effectuées au sein d’une institution, il est légitime pour les travailleurs de percevoir leur rémunération. La gestion de la paie est incontournable au sein de la gestion administrative du personnel. Cette mission incombe à la fois au service de la comptabilité et des ressources humaines. Chaque travailleur a droit à un bulletin de salaire ou à une fiche de paie. Ce document est soumis à différentes contraintes légales et conventionnelles.
Dans le cadre de la gestion de la paie, il est essentiel :
- D’effectuer des missions de collecte de données mentionnant les données marquant l’activité d’un salarié (absences, etc.) ;
- De Faire un calcul de la rémunération, des charges liées au salaire, etc.
- De procéder à des déclarations obligatoires auprès de certains établissements spécifiques.
Les missions liées à la gestion de la paie
Au sein d’une entreprise composée d’un ou plusieurs salariés, certaines formalités liées à la gestion de la paie sont incontournables. Les responsables de cette mission devront :
- Établir les fiches de paie ;
- Payer les salaires ;
- Effectuer les déclarations de cotisations, etc.
Quelles sont les solutions adaptées pour la gestion de la paie ?
Au sein d’une grande structure, la gestion de la paie peut devenir assez complexe. Afin de leur faciliter la tâche, ils ont accès à deux alternatives. Ils peuvent :
- Soit recourir à un logiciel de gestion de paie ;
- Soit externaliser la gestion de la paie.
L’utilisation de logiciel de paie spécifique
L’essentiel sur le logiciel de gestion de paie
En mettant à profit certains outils informatiques, il est plus aisé de procéder à la gestion de la paie. Des logiciels permettent d’automatiser et de simplifier la production d’une fiche de paie conforme aux réglementations légales. Pour ce qui est de l’hébergement de ce logiciel, il est possible de choisir entre deux options :
- Soit opter pour le monoposte : l’outil de la gestion de la paie est installé au sein des ordinateurs ou du réseau informatique de l’entreprise ;
- Soit choisir le mode Saas : le logiciel est placé sur les serveurs du fournisseur informatiques. On fait référence à un logiciel de paie en ligne.
Si vous êtes à la recherche d’un outil de gestion de paie efficace et performant, sur ce site vous trouverez ce dont vous avez besoin. Il permet à son utilisateur d’accéder à différentes fonctionnalités comme la création d’une fiche de paie, de contrat de travail, etc.
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel de gestion de paie
L’usage d’un logiciel de gestion de paie présente certains avantages intéressants. En effet, il permet :
- D’optimiser le temps de travail alloué à cette tâche ;
- D’accéder automatiques aux mises à jour des règles sociales et conventionnelles ;
- De fidéliser et de sécuriser les données sociales ;
- D’automatiser les déclarations (DUE, DNS) ainsi que les calculs de paie ;
- De faciliter la transcription des écritures vers la comptabilité ;
- D’améliorer la gestion des cumuls (brut, net imposable, congé, etc.) ;
- De faciliter la création d’états pour le reporting RH.
Le recours à une structure externe dédiée à la gestion de la paie externalisée
Certains établissements choisissent de laisser la charge de la gestion de la paie à un prestataire externe. Ils ont le choix entre une délégation partielle ou totale du système d’exploitation de la paie. Avec ce système, il existe trois options possibles :
- L’infogérance : dans ce cas, les moyens informatiques sont externalisés (le matériel, l’hébergement et la maintenance) ;
- La co-production : la maintenance légale et conventionnelle est externalisée. Les charges relatives à la gestion de la paie incombent toujours à l’entreprise. Elle doit se charger des saisies de paie, de contrôle et de validation des bulletins de paie.
- L’externalisation totale du service : la gestion est alors externalisée et elle est confiée à un prestataire externe.
Le système d’externalisation doit être choisi en fonction de la structure de l’entreprise. Pour certaines sociétés, c’est un moyen de recentrer sur ses activités stratégiques. Cette tâche est confiée à des établissements spécialisés en la matière. Grâce à l’externalisation de la gestion de la paie, l’entreprise profite des dernières mises à jour réglementaires.
L’externalisation est un processus avantageux pour les entreprises qui ne disposent de spécialistes en interne. Ainsi, ce ne sera pas nécessaire de recruter des ressources humaines spécifiques.
